Was ist ein virtueller Datenraum?

Wenn Ihr Unternehmen vertrauliche Geschäftsinformationen online überträgt oder speichert, gibt es ein Instrument, das Sie kennen müssen: den virtuellen Datenraum. 

Virtuelle Datenräume – auch bekannt als Online-Datenräume, virtuelle Geschäftsräume oder einfach VDRs – sind Softwareplattformen, auf denen Sie vertrauliche Dokumente unter höchster Sicherheit speichern und gemeinsam nutzen können.

Auf dieser Seite erfahren Sie mehr über:

● wie VDRs funktionieren

● warum Ihr Unternehmen einen virtuellen Datenraum nutzen sollte

● die Unterschiede zwischen physischen und virtuellen Datenräumen

● wie sich VDRs von Cloud-Speicherlösungen unterscheiden

● welche Branchen virtuelle Datenräume am häufigsten nutzen

● welche Unternehmensprozesse durch den Einsatz virtueller Datenräume erleichtert werden

● welche spezifischen Vorteile die Nutzung von VDRs bietet

Was ist ein virtueller Datenraum? 

Sie wissen also, dass ein VDR ein sicherer Online-Raum für den Austausch sensibler Informationen ist. Lassen Sie uns nun diese kurze Definition erweitern und auf das Wie, Wo und Wieviel von Online-Datenräumen eingehen.

Wie funktioniert ein virtueller Datenraum?

Einige Datenraumplattformen befinden sich in der Cloud, d. h. auf den Servern der Datenraumanbieter. Für diese Datenräume müssen Sie keine Software auf Ihren Geräten installieren. Um in Ihrem virtuellen Datenraum zu arbeiten, öffnen Sie Ihren Browser, geben die Adresse der VDR-Website ein und melden sich an.

Bei anderen virtuellen Datenräumen handelt es sich um Software, die Sie herunterladen und auf Desktop-Computern oder mobilen Geräten installieren müssen, manchmal auch auf beiden. Wenn Sie in Ihrem Online-Datenraum arbeiten möchten, öffnen Sie die Anwendung und melden sich an.

Sobald Sie in Ihrem virtuellen Datenraum angemeldet sind, sehen Sie in der Regel ein Dashboard, auf dem die Projekte, an denen Sie arbeiten, und Benachrichtigungen über Aktivitäten anderer Nutzer angezeigt werden. Als Datenraumadministrator können Sie dann Hunderte von verschiedenen Aktionen durchführen, wie z. B.:

● Hochladen neuer Dateien 

● Schwärzen von Informationen aus einem Dokument

● Entzug des Zugriffs eines Benutzers

● Freigabe von Dokumenten für neue Benutzer

● Analyseberichte über die Aktivitäten der Benutzer einsehen

● Dokumente mit Wasserzeichen versehen

Wenn Sie ein Nutzer des virtuellen Datenraums, aber kein Administrator sind, können Sie Ordner und Dateien einsehen und je nach Ihren Berechtigungen Dokumente bearbeiten, kommentieren, drucken und herunterladen.

Dies sind die Grundlagen der Funktionsweise von VDRs. Und was ist mit dem Ort? Wo genau werden Ihre Daten gespeichert, wenn Sie sie in einen virtuellen Datenraum hochladen?

Wo speichert ein virtueller Datenraum meine Daten? 

Wenn Sie vertrauliche Dateien in einen virtuellen Datenraum hochladen, werden diese Informationen an die Server Ihres Datenraumanbieters gesendet und dort gespeichert. Wenn Sie diese Dateien dann an einen Mitarbeiter weitergeben und dieser sie auf sein Gerät herunterlädt, werden Ihre Informationen auch auf dessen Gerät gespeichert – allerdings mit einem Haken: Sie haben weiterhin die volle Kontrolle darüber. 

Sie haben richtig gelesen: Um die Datensicherheit zu gewährleisten, bieten die meisten virtuellen Datenräume den Administratoren die Möglichkeit zu entscheiden, wie lange ein einzelner Nutzer jede einzelne Datei auf seinem Gerät speichern darf. Mit Funktionen wie der Fernvernichtung und dem automatischen Ablaufdatum können Administratoren sicher sein, dass kein Nutzer sensible Dokumente dauerhaft auf seinem Computer speichert.

Wie viele Daten kann ich in einem virtuellen Datenraum speichern?

Virtuelle Datenräume sind so konzipiert, dass sie es Administratoren ermöglichen, große Datenmengen zu speichern und gemeinsam zu nutzen. Im Prinzip können Sie so viele Daten in Ihrem virtuellen Datenraum speichern, wie Sie benötigen. In der Praxis hängt dies davon ab, welchen Anbieter von virtuellen Datenräumen Sie wählen und welchen Tarif Sie nutzen.  

Die meisten Anbieter offerieren sowohl Tarife mit einem Speicherlimit als auch höherpreisige Tarife mit unbegrenztem Datenspeicher, sodass Sie wählen können, was Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Sollte mein Unternehmen versuchen, mit Datenräumen zu arbeiten? 

Wenn in Ihrem Unternehmen sensible Informationen ausgetauscht oder gespeichert werden, sollten Sie unbedingt die Dienste eines Datenraumanbieters in Anspruch nehmen. Es ist praktisch unmöglich, dass Daten aus einem virtuellen Datenraum nach außen dringen.

Ein virtueller Datenraum bietet Ihnen nicht nur volle Sicherheit, sondern reduziert auch den Zeit- und Kostenaufwand Ihres Teams für die Dateiverwaltung – Aktualisierung von Dokumenten, Drucken neuer Versionen, Binden, Versenden, Organisieren von Archiven usw.

Ein virtueller Datenraum hilft Unternehmen bei der Verwaltung vertraulicher Dokumente für zeitlich begrenzte Projekte – wie Fusionen und Übernahmen oder Due-Diligence-Prüfungen – aber auch bei Routinearbeiten. Er erleichtert die Zusammenarbeit nicht nur dann, wenn es um Dutzende von Interessenten, Hunderte von Dokumenten und hochsensible Informationen geht, sondern auch dann, wenn Sie den Veranstaltungsordner mit sechs Personen besprechen müssen und nicht wollen, dass die Arbeitsversion nach außen dringt.

Sie können einen Online-Datenraum auch nutzen, um alltägliche Dateien mit Ihren externen Partnern und internen Mitarbeitern auszutauschen, wenn Sie sicher sein wollen, dass jeder über die neuesten Versionen verfügt – und wenn Sie wissen wollen, wer das Dokument tatsächlich gelesen hat und wer nicht.

Datenräume helfen Ihrem Unternehmen auch dabei, für jedes Ereignis gerüstet zu sein – da alle Dateien organisiert und arbeitsbereit sind, brauchen Sie nicht mehr als ein paar Minuten, um zu prüfen, ob alles an seinem Platz ist und ob Sie vor einer Firmenveranstaltung oder einem strategischen Treffen irgendwelche Dokumente aktualisieren sollten. Und Sie können sofort mit der Zusammenarbeit mit Dritten beginnen.

Was ist der Unterschied zwischen physischen und virtuellen Datenräumen?

Was ist ein physischer Datenraum?

Ein physischer Datenraum ist ein sicherer Raum, in dem vertrauliche Dokumente aufbewahrt und ausgetauscht werden und zu dem nur befugte Personen Zugang haben. 

Physische Datenräume werden in Situationen verwendet, in denen zahlreiche Parteien Zugang zu sensiblen Dateien benötigen, da sie es einer Organisation ermöglichen, vertrauliche Informationen auf kontrollierte Weise mit externen Parteien zu teilen. Diese Datenräume befinden sich in der Regel in den Geschäftsräumen eines Unternehmens oder in den Räumen seiner Anwälte.

Häufige Probleme bei physischen Datenräumen

Sie sind nicht zugänglich

Um Dokumente während einer Transaktion einzusehen oder zu prüfen – z. B. im Rahmen einer Due-Diligence-Prüfung für eine Unternehmensübernahme oder für eine Immobilieninvestition – müssen die Beteiligten an den betreffenden Ort reisen. Das ist kein Problem, wenn sie nur zur Hauptverkehrszeit durch eine Großstadt fahren müssen, aber es ist sehr unangenehm, wenn sie Tausende von Kilometern entfernt oder sogar in einem anderen Land sind.

Sie erfordern zusätzliche Arbeit und Zeit

Eine weitere Schwierigkeit bei der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten in nicht-digitalen Datenräumen ist die Tatsache, dass ihre Einrichtung zusätzliche Zeit und Arbeit erfordert. Der Raum muss vorbereitet und gesichert werden, und es sind große Mengen von Dokumenten zu transportieren und zu organisieren. 

Sie beanspruchen Platz

Die Aufbewahrung physischer Dokumente in einem Datenraum nimmt nicht nur Zeit, sondern auch viel Platz in Anspruch.

Sie sind teuer

Wir brauchen Ihnen nicht zu sagen, dass all die Arbeit, die Zeit und der Platz, die für einen physischen Datenraum aufgewendet werden, ihren Preis haben – und dass das Unternehmen, das den Datenraum einrichtet, derjenige ist, der zahlt.

Die Vorteile von virtuellen gegenüber physischen Datenräumen

In Anbetracht der oben aufgeführten Probleme traditioneller Datenräume haben Sie wahrscheinlich bereits eine gute Vorstellung davon, welche Vorteile die Nutzung moderner virtueller Datenräume bietet:

● erhöhte Kosteneffizienz

● größerer Komfort

● Zeitersparnis

● mehr Sicherheit

● bessere Kommunikation

Schauen wir uns die einzelnen Punkte genauer an.

Kosteneffizienz

Selbst wenn Sie einige hundert Dollar pro Monat an einen Online-Datenraumanbieter zahlen, wird Ihr Unternehmen durch die Digitalisierung seiner vertraulichen Informationen Geld sparen. Denken Sie nur an all die Kosten, die Sie nicht haben werden: 

● Anmietung eines sicheren Raums (oder Nutzung eines Raums in den eigenen Räumlichkeiten als Datenraum, der nicht für andere Zwecke genutzt werden kann)

● Ergreifen von Sicherheitsmaßnahmen, um den Zugang zum Datenraum zu beschränken, einschließlich des Kaufs von Ausrüstung und der Schulung von Personal

● Drucken, Organisieren und Transportieren der physischen Dokumente in den Datenraum

● Anmietung von Archivraum zur Aufbewahrung von Dokumenten nach Abschluss der Geschäftsvorgänge

Bequemlichkeit

Mit einem Online-Datenraum ist es für jeden autorisierten Benutzer viel einfacher, auf gemeinsam genutzte Dateien zuzugreifen und daran zu arbeiten. Sie können dies von ihrem eigenen Büro, von zu Hause oder vom Auto aus machen. Mehrere Parteien – potenzielle Investoren, potenzielle Käufer, Vorstandsmitglieder – können sich gleichzeitig und von jedem Land aus in den virtuellen Datenraum einloggen und mit Hilfe von Tools für die Kooperation zusammenarbeiten.

Zeitersparnis

Wenn Sie einen Online-Datenraum nutzen, sparen Sie Zeit. Erstens, weil die meisten Datenraumanbieter es Ihnen ermöglichen, Ihren Datenraum in nur wenigen Minuten einzurichten. Zweitens, weil weder Sie noch andere Interessenten irgendwohin gehen müssen – Sie können Dokumente gemeinsam nutzen und von Ihrem Schreibtisch aus daran arbeiten, ohne eine einzige Minute im Verkehr oder auf Reisen zu verlieren.

Sicherheit

Ein weiterer Vorteil eines Online-Datenspeichers gegenüber einem physischen ist das höhere Sicherheitsniveau. Ein traditioneller Datenraum ist zwar eine kontrollierte Umgebung, aber wenn eine Seite aus einer physischen Datei verloren geht, können Sie sie nicht zurückverfolgen. In Ihrem VDR hingegen können Sie genau verfolgen, wer welche Seiten aus welchen Dokumenten angesehen, heruntergeladen und ausgedruckt hat. 

Virtuelle Datenräume ermöglichen es Ihnen auch, Ihre Dateien mit einem Wasserzeichen zu versehen, sodass Sie im Falle eines Datenverlusts genau wissen, wer die Datei weitergegeben hat. 

Außerdem können physische Dateien während des Transports leicht verlegt werden, gestohlen werden oder verloren gehen. Die meisten virtuellen Datenräume bieten jedoch eine hochgradige Verschlüsselung für Dateien sowohl im Ruhezustand (wenn sie auf dem Server gespeichert sind) als auch bei der Übertragung (wenn sie an das Gerät eines Nutzers übermittelt werden). Das bedeutet, dass sie vollkommen sicher vor Hackern sind.

Ihre sensiblen Daten sind nicht nur vor Online-Straftätern, sondern auch vor anderen Gefahren geschützt. Brände, Überschwemmungen, Tornados, Bombenanschläge – die Server der besten Online-Datenraumanbieter sind vor all diesen Gefahren sicher.

Bessere Kommunikation

Wenn Sie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten online vornehmen, erleichtern Sie die Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Wenn Sie bestehende Dokumente aktualisieren oder neue hinzufügen, brauchen Sie nicht Dutzende von E-Mails zu verschicken oder zu befürchten, dass sie übersehen werden – die VDR-Nutzer werden über alle Änderungen benachrichtigt und können problemlos auf die richtigen Versionen zugreifen.

Und durch die Verwendung von Bearbeitungs- und Kommentierungswerkzeugen können Verwalter und Nutzer direkt über die Dokumente kommunizieren – was viel schneller und einfacher ist als der Austausch von E-Mails, Telefonanrufen oder Textnachrichten.

Was ist der Unterschied zwischen einer Cloud-Speicherlösung und einem virtuellen Datenraum? 

Wahrscheinlich haben Sie schon kostenlose Cloud-Speicherlösungen wie Google Drive, Dropbox und WeTransfer genutzt. Und sie können wirklich großartige Werkzeuge für die Remote-Zusammenarbeit sein. Aber – würden Sie sich wohl dabei fühlen, vertrauliche Geschäftsinformationen auf diesen Plattformen zu speichern?

Der Unterschied zwischen normalen Cloud-Speicherlösungen und VDRs besteht darin, dass letztere das höchstmögliche Maß an Sicherheit bieten. Während es nie möglich ist, menschliches Versagen oder Systemfehler völlig auszuschließen, sind VDRs so konzipiert (und werden ständig aktualisiert), dass sie autorisierten Benutzern einen sicheren Zugang garantieren und allen anderen den Zugriff auf die Daten verwehren. 

Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, Zwei-Faktor-Autorisierung, granulare Benutzerberechtigungen, automatischer Ablauf, KI-Redaktion und Fernvernichtung (um nur einige zu nennen) machen VDRs zur sichersten Art, Dokumente online zu teilen.

Wer nutzt virtuelle Datenräume? 

Unternehmen jeder Größe und aller Branchen nutzen die Dienste von Anbietern virtueller Datenräume. Aber für die folgenden Branchen sind VDRs wirklich unverzichtbar:

● Technologie

● Investmentbanking und Private Equity

● Recht

● Biowissenschaften

Lassen Sie uns darauf eingehen, warum.

Technologie

Der Schutz ihres geistigen Eigentums und ihrer technischen Geheimnisse hat für Technologieunternehmen Priorität – schließlich besteht ihr Geschäft gerade darin, neue Ideen zu entdecken, bevor andere sie entdecken, und sie lange genug geheim zu halten, um sie zu patentieren und davon zu profitieren.

Bankwesen

Bei der Durchführung regelmäßiger Finanztransaktionen oder Investmentbanking-Operationen ist die Datensicherheit von entscheidender Bedeutung. Banken müssen sicherstellen, dass die Informationen und Gelder ihrer Kunden sicher sind, während Investmentbanker und Private-Equity-Firmen die großartigen Geschäfte, in die sie ihr Geld stecken, nicht preisgeben wollen.

Anwaltskanzleien

Anwälte benötigen oft Zugang zu vertraulichen Informationen über ihre Kunden. Ein Beispiel dafür ist die Due-Diligence-Prüfung, aber es gibt noch unzählige andere juristische Verfahren, die die gemeinsame Nutzung von vertraulichen Dokumenten mit Anwälten erfordern. VDRs sind eine bequeme Möglichkeit, dies zu tun und gleichzeitig sicherzustellen, dass niemand sonst Zugang zu diesen Informationen hat.

Biowissenschaften

Wie Technologieunternehmen sind auch Unternehmen in der Biowissenschaftsbranche damit beschäftigt, neue Informationen und Lösungen zu finden und diese geheim zu halten.

Die 7 beliebtesten Anwendungsbereiche für Datenräume

Wir haben also gesehen, welche Branchen wirklich nicht ohne virtuelle Datenräume auskommen können. Werfen wir nun einen Blick auf die häufigsten Fälle, in denen sie die Dienste ihres VDR-Anbieters in Anspruch nehmen.

Fusionen und Übernahmen

Bei Fusionen und Übernahmen sind Hunderte von Dokumenten zu prüfen, zu verfassen, zu bearbeiten und zu vereinbaren. Vom Beginn der Due-Diligence-Prüfung bis zur Unterzeichnung des letzten Dokuments nutzen Unternehmen, die eine Fusion oder Übernahme durchführen, VDRs, um sensible Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und sicherzustellen, dass sie vertraulich bleiben.

Prüfungen

Wenn ein Unternehmen geprüft wird, gewährt es dem Prüfer Zugang zu vertraulichen Dokumenten wie Finanzberichten, Kontoauszügen und Steuererklärungen. Wenn die Prüfer nicht direkt in den Räumlichkeiten des Unternehmens arbeiten, ist der sicherste und einfachste Weg, diese Daten mit ihnen zu teilen, die Verwendung eines VDR.

Börsengang

Bei einem Börsengang werden potenziellen Anlegern viele Informationen über das Unternehmen zur Verfügung gestellt, damit sie vor einer Investitionsentscheidung ihre Due-Diligence-Prüfung durchführen können. Einige dieser Informationen sollten am besten vor Wettbewerbern geheim gehalten werden. Mit einem VDR können potenzielle Investoren auf die Daten zugreifen und sie überprüfen, ohne dass etwas durchsickert.

Mittelbeschaffung

Um Menschen davon zu überzeugen, in ein Unternehmen zu investieren oder zu spenden, müssen Sie ihnen Dokumente vorlegen, von denen Sie nicht unbedingt möchten, dass sie an Dritte weitergegeben werden. Mit einem VDR können Sie sicherstellen, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf Ihre Daten haben. Sie müssen lediglich einen Datenraum einrichten, Dokumente hochladen und potenziellen Investoren Zugang gewähren. 

Strategische Partnerschaften

Die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern einer anderen Organisation kann stressig und zeitaufwändig sein – nicht, weil Ihre Partner unangenehm sind, sondern weil es so viel Verwaltungsarbeit rund um das Sammeln und Teilen von Daten gibt. VDRs machen strategische Partnerschaften einfacher, indem sie Ihnen einen sicheren Raum für die Zusammenarbeit mit externen Partnern bieten.

IP-Verwaltung

Bei der Verwaltung des geistigen Eigentums Ihrer Kunden geht es vor allem darum, es streng geheim zu halten. Dennoch müssen Sie es mit Anwälten und Behörden austauschen – und mit einem VDR können Sie dies ganz einfach tun, während es gleichzeitig absolut sicher bleibt.

Sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten

Ganz gleich, ob es sich um geistiges Eigentum, Finanztransaktionen oder Due-Diligence-Informationen handelt und ob Sie diese mit Anwälten, externen Partnern, potenziellen Käufern, Regierungsbeamten, Investoren oder anderen Personen austauschen – VDRs werden Ihnen in allen Situationen, in denen Sie Dokumente auf sichere Weise austauschen müssen, von großem Nutzen sein.

Was sind die Vorteile von virtuellen Datenräumen? 

Unternehmen, die VDRs nutzen, profitieren von:

● sichere gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dokumenten

● einfachere Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern

● weniger Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten

● bessere Kontrolle über die Aktivitäten der Benutzer

● erhöhtem Nutzungskomfort

Schauen wir uns die einzelnen Vorteile genauer an.

Erhöhte Sicherheit und besserer Datenschutz

Granulare Benutzerberechtigungen, Datenredaktion, Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Autorisierung und andere Sicherheitsfunktionen sorgen dafür, dass Ihre Daten geschützt bleiben.

Leichtere Zusammenarbeit

Sofortiger Zugriff von jedem Ort aus, Benachrichtigungen, Bearbeitungen und Kommentare ermöglichen den Benutzern eine einfache Zusammenarbeit in einem VDR. 

Höhere Geschäftsgeschwindigkeit

Da es einfach ist, einen VDR einzurichten, Dokumente hochzuladen und Benutzer einzuladen, und da die Benutzer leicht darauf zugreifen und darin arbeiten können, ermöglichen VDRs Unternehmen einen schnelleren Geschäftsabschluss.

Verbesserte Benutzer- und Dokumentenkontrolle

VDR-Funktionen wie die Schwärzung von Daten, Benutzeranalysen und -berichte sowie granulare, widerrufbare Berechtigungen gewährleisten, dass Administratoren die volle Kontrolle darüber behalten, wer auf welche Informationen zugreifen kann. 

Größerer Komfort

Beteiligte können mit wenigen Klicks auf Informationen zugreifen, die Kommunikation mit dem Vorstand über wichtige Dokumente ist einfacher, und Sekretärinnen müssen nicht mehr Hunderte von Dateien per E-Mail an Dutzende von Personen senden. VDRs sind eine viel bequemere Art der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten als jede physische oder virtuelle Alternative.

Resümee

Wenn Sie diese Seite vollständig gelesen haben, kennen Sie nun die Antwort auf die Eingangsfrage: Was ist ein virtueller Datenraum?

Wenn Sie bis zum Ende gesprungen sind und auf eine Zusammenfassung der Seite gehofft haben – hier ist sie.

Kurz gesagt, hier ist, was Sie wissen müssen. VDRs:

● sind sichere Online-Plattformen für die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dokumenten

● können die Installation von Software erfordern oder nicht

● funktionieren auf verschiedenen Arten von Geräten und Betriebssystemen

● speichern Kundendaten auf ihren Servern

● ermöglichen eine unbegrenzte Datenspeicherung

● bieten mehrere Vorteile gegenüber begehbaren Datenräumen und Cloud-Speicherlösungen

● werden von allen Arten von Unternehmen genutzt

● sind besonders wichtig für Fusionen und Übernahmen, Wirtschaftsprüfungen, Börsengänge, Fundraising und IP-Management

● sparen Unternehmen Zeit, Geld und Aufwand

Wenn Sie nun einen VDR für Ihr Unternehmen auswählen möchten, finden Sie hier Hilfe bei der Suche nach dem besten Anbieter von virtuellen Datenräumen für Sie.

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